Формування, ведення, облік та зберігання особових справ суддів здійснюються відповідним структурним підрозділом апарату суду або особою, яка здійснює ведення кадрової роботи в суді. Особова справа судді ведеться також в електронному вигляді з використанням єдиної інформаційно-телекомунікаційної системи обліку кадрів.
Відповідний порядок обліку та зберігання особових справ суддів затверджено наказом Державної судової адміністрації України від 20.05.2016 року №97.
Датою початку формування особової справи є дата видання наказу головою суду про зарахування судді до штату суду на підставі відповідного нормативного акта.
Особова справа підшивається в обкладинку формату А-4. Після формування справи на паперових носіях відповідальний працівник реєструє її в книзі обліку руху особових справ суддів не пізніше триденного строку з дня зарахування судді до штату суду.
Згідно з порядком особова справа повинна містити такі документи:
— особова картка з відповідними додатками;
— кольорове фото формату 4 см х 6 см;
— копії документів про вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання (з додатками до дипломів);
— декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру за минулий рік;
— копія паспорта громадянина України;
— копія облікової картки фізичної особи - платника податків;
— копія військового квитка (для військовозобов'язаних);
— довідка про допуск до державної таємниці (у разі наявності);
— копія трудової книжки;
— довідка про використані відпустки та виплату матеріальної допомоги за попереднім місцем роботи.
Після зарахування судді до штату суду до особової справи додаються копія нормативного акта, на підставі якого суддя зараховується до штату суду, копія присяги судді, копія наказу про зарахування до штату суду і т.д.
Особові справи є документами для службового користування й мають зберігатися в належним чином оснащених шафах або сейфах. Після відрахування судді зі штату суду його особова справа продовжує зберігатися у відповідному службовому підрозділі апарату суду протягом двох років, але окремо від особових справ діючих суддів. Після закінчення двох років такі особові справи передаються до архіву суду.
Зауважимо, суддя має право ознайомитися зі своєю особовою справою, про що робиться відповідний запис.
Джерело: видання «Закон і Бізнес»
_03_03.png)
